在去年國家局組織召開的行業各直屬單位主要負責同志座談會上，國家局局長張建民明確提出了“突出抓重點、補短板、強弱項，推動行業發展質量變革、效率變革、動力變革，堅定不移走高質量發展的道路”的要求。根據這一要求，筆者認為檔案保管工作應堅持“以防為主，防治結合”的基本原則。“防”是指預防檔案的損壞，防止檔案丟失，防止人為或自然對檔案的污染和損毀。“治”是指治理已經損壞的檔案，對破損檔案進行復制，進行修補。
嚴控接收進庫的歸檔材料質量檔案人員對接收的檔案材料進行嚴格把關，提高檔案室接收進庫的歸檔檔案質量，從源頭抓起。其一，要加強文件形成部門的檔案保護意識，并選擇無污損、字跡材料為耐久性的原件作為歸檔文件；其二，對需入庫的檔案進行監督和檢查，避免不符合要求的檔案進入庫房；其三，要建立健全歸檔制度，對于應歸檔的文件材料，要保持其完整性。
檔案室要做好八防要求，防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲。為讓檔案的保管環境達到要求。消毒殺蟲在檔案入庫前進行消毒、除塵、殺蟲，是預防蟲害、霉菌污染的檔案進入庫房的有效防范措施。消毒殺蟲可以采用消毒柜消毒或是物理冷凍方法，檔案室的日常清潔工作也很重要，每周對庫房進行一次打掃，能有效地降低庫房內的灰塵，減少對檔案的破壞。
庫房溫濕度的控制也是檔案保管工作的一個重要部分，有害生物繁殖最適宜的溫度是22-35℃，濕度是70%-90%，保護檔案適宜溫度是14-24℃，濕度是45-60%，因此庫房應配置溫濕度計、空調、除濕機，可以有效地控制庫房溫濕度，有利于更好地保護檔案材料。
檔案保護工作最終目的是為了保證對檔案的利用，檔案在利用的過程中也要注重保護，做好安全防護措施，確保檔案的完整與安全。在利用過程中，有人為的破壞，工作人員或利用人員管理、使用不善造成對檔案的丟失、損壞，還有時間長久的原因導致材料老化。
技術處理檔案制成材料的性質是決定檔案壽命的內因，有些材料是不符合歸檔要求的，需進行技術處理。例如，對于用鉛筆、圓珠筆等不耐久性的字跡材料形成的檔案，要進行復印后連同復印件一同歸檔；對于傳真文件，需復印后歸檔；對已經破損的文件要進行修復。至于訂書釘、曲別針等易銹物應去除后方可歸檔，有條件的檔案室可以配備復印機、照相機。
檔案管理工作作為煙草企業發展與成長的見證，具有非常重要的作用，只有煙草行業相關從業人員不斷加強檔案管理，不斷提升檔案管理工作質量，才能實現煙草行業檔案管理的高質量，并為行業高質量發展提供不竭動力。
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